VENUE INSIGHT


Hoe host je een hybride event op jouw locatie?

“Etaleer de meerwaarde die jouw locatie heeft ten opzichte van het eigen kantoor”

Het wordt al lang aangekondigd: de komst van hybride evenementen - bijeenkomsten waarbij een deel van de bezoekers fysiek aanwezig is en de rest online deelneemt. Nu heel werkend Nederland gedwongen online moet werken, komt die ontwikkeling in een stroomversnelling. Is daarmee de rol van de fysieke locatie uitgespeeld? Niet als je hier goed mee omgaat!

Bij het hosten van hybride evenementen is een interessante rol voor evenementenlocaties. Locaties hebben de ruimte om (kleinere groepen) mensen samen te brengen én de professionele uitstraling en service om een event online te streamen. Wanneer het straks weer mogelijk is om met kleine groepen mensen samen te komen, wil je er dus klaar voor zijn om een professioneel hybride event te hosten. Maar hoe doe je dat? Wij spraken locaties en opdrachtgevers hierover en verzamelden de beste tips!

Tip 1: Pronk met je locatie

Dé reden waarom opdrachtgevers ervoor kiezen om bij jou hun online event te houden, is de uitstraling die alleen jouw locatie kan bieden. Zorg er daarom voor dat die optimaal uit de verf komt. Gebruik je mooiste zaal met dat geweldige uitzicht of die unieke setting voor een awardshow of neem trainingen telkens in een andere ruimte op. Etaleer de meerwaarde die jouw locatie heeft ten opzichte van het eigen kantoor zodat de opdrachtgever blijft terugkomen en je wellicht nieuwe geïnteresseerden trekt.

Tip 2: Zoek een goede AV partner

Bij het online streamen van een event komt veel kijken. Er moet professioneel gefilmd worden in een goede kwaliteit, het geluid en licht moeten goed zijn. En andere zaken zoals de mogelijkheid om anderen te bellen tijdens de opname of video’s in te starten zijn onmisbaar. Zoek daarom een audiovisueel bedrijf met kennis van zaken en de nodige ervaring die je hierbij kan helpen.

Tip 3: Houd de aandacht vast Bespreek van tevoren het programma van het online event goed door met de opdrachtgever én de sprekers. Sprekers zijn gewend om voor een echt publiek te staan en zo de stemming aan te voelen en contact te maken. Dat is lastiger bij een klein publiek of een event waarbij de meesten thuis zitten. Daarom is het belangrijk om goed na te denken hoe je de aandacht vast kunt houden. Bijvoorbeeld door wat extra pauzes in te lassen, voor afwisseling te zorgen met vooraf gemaakte video’s tussendoor, of door meditaties of workouts in te voegen binnen het programma.

“Sprekers zijn gewend om voor een echt publiek te staan en zo de stemming aan te voelen en contact te maken”
"Iets goed in beeld brengen en ervoor zorgen dat je boodschap ook live gestreamed wordt, is een vak. Ik heb te vaak video’s gezien van mensen die het zelf proberen te doen en die video’s houden je aandacht niet vast.”
- Dirk de Jong, Bee Improve

Tip 4: Privacy

Wanneer je op je locatie een online event host dat live wordt uitgezonden, heb je ook te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent onder andere dat iedereen die gefilmd wordt hiervoor toestemming moet geven, maar ook dat je zeer zorgvuldig moet omgaan met de persoonsgegevens van alle online deelnemers. Als locatie kan jij het verschil maken door van alle regelgeving op de hoogte te zijn zodat je jouw opdrachtgever goed kunt adviseren.

Tip 5: Hygiëne en anderhalve meter afstand

maak goed duidelijk aan (potentiële) opdrachtgevers hoe je ervoor zorgt dat je aan de maatregelen rond corona voldoet. Dit zorgt voor vertrouwen en een veilig gevoel. Denk aan: het regelmatig reinigen van gebruikte materialen, deurklinken en trapleuningen, het regelmatig checken van het personeel op klachten, het gebruik van verschillende ingangen, stoelen op 1,5 meter afstand etc. Lees voor meer informatie hierover ook onze Venue Insight over de 1,5-meter samenleving (link: http://whitepaper.locaties.nl/venue-insights/anderhalve-meter-samenleving/).

Tip 6: Marketing

De zojuist besproken punten zijn redenen waarom je de expertise van een evenementenlocatie zou moeten inschakelen bij online en hybride events. Benadruk dit daarom ook in je marketing. Andere voordelen van hybride events: de kosten zijn beduidend lager, onder andere voor de catering en de reis- en verblijfskosten van eventuele sprekers. Ook zijn online en hybride events veel duurzamer (geen of weinig voedselverspilling of afval) en kun je allerlei data-analyses maken over de bezoekers.

“Als locatie kan jij het verschil maken door van alle regelgeving op de hoogte te zijn”
“Een awardshow moet een bepaalde allure hebben en dat heeft de High Light van Capital C. De studio daar staat al voor je klaar, inclusief draadloze microfoons, camera’s en licht. We hoefden alleen onze video’s waarin de genomineerden werden voorgesteld in te laden, het licht goed in te stellen en we konden beginnen.”
- Susanne van Nierop, Dutch Marketing Awards
“Met honderden mensen die thuis meekijken, is een slechte internetverbinding funest”

Drie punten die extra aandacht vragen

Opbouwen en testen

Niets is fijner dan meteen je presentatie of show kunnen streamen, zonder dat er eerst nog van alles klaargezet en getest moet worden. Zorg er daarom voor dat je van tevoren precies weet wat de opdrachtgever wil en dat alles al klaar staat. Nog beter: bouw één van je ruimten om tot permanente professionele studio. Direct klaar om te streamen!

Internetverbinding

Het zal je niet verbazen dat je een goede internetverbinding nodig hebt als je grote online events wil hosten. Met honderden mensen die thuis meekijken, is een slechte internetverbinding die weinig data aankan funest. Ga daarom na hoe dat bij jou zit en of de verbinding eventueel beter kan.

Uitstraling

Jouw locatie vormt het decor van een online event. Het moet er ook bij de kijkers thuis direct uitspringen en weergeven waar jij voor staat. Geen anonieme vergaderzaal als studio dus, maar je mooiste en meest karakteristieke ruimte.